3. EVS. Шаг Третий. Заявка на проект и первое письмо.

Заявка на проект - с чего начать? Что понадобится для подачи заявки? Как написать первое письмо в принимающую организацию? 

1) Вы выбрали несколько привлекательных проектов, воспользовавшись официальным сайтом EVS; 2) нашли отправляющую организацию из Вашей страны и теперь готовы приступить к подаче заявки. Поздравляю! =) Работы будет не мало, но у Вас всё получится! 

На этом этапе что-то может Вас застопорить, что-то остановить. Прошу Вас, отбросьте все сомнения! Вы ведь и сами знаете, что это того стоит. 

Вас пугает масштаб работы, которая предстоит? Не волнуйтесь - будем делать всё по порядку, одно за другим, последовательно, и это не покажется таким уж сложным! Волнуетесь из-за недостаточного знания языка? За то время, что пройдёт от начала поиска проекта до первого интервью, у Вас будет достаточно времени для улучшения своих навыков, что уж говорить про усовершенствование знания языка, когда Вы отправитесь на проект! =) Сперва советую вооружиться переводчиками и словарями, а также воспользоваться помощью кого-то из англоговорящих друзей, например. Я сама начинала писать письма с помощью google.translate, а затем успешно прошла два интервью! Ведь для принимающей организации первостепенно узнать что Вы за человек, подойдёте ли Вы для конкретного проекта, а что касается языка - мы все понимаем, что это дело наживное. Вряд ли выбранная Вами организация в Португалии ожидает от Вас разговорного португальского, главное - Ваше желание и стремление его изучить!

Что понадобится для подачи заявки на проект?

• CV (Curriculum Vitae) / Резюме.
• Motivation letter / Мотивационное письмо.
• Application form / Форма Заявки. (не всегда)
• Шаблон письма для принимающей организации.

Всё это должно быть заполнено на английском языке, либо на языке страны проекта (если это указано в условиях подачи заявки).

НА ДАННОМ ЭТАПЕ МЫ ПРОСТО КРАТКО РАССМОТРИМ ТО, ЧТО НАМ ПОНАДОБИТСЯ ДЛЯ ЗАЯВКИ. МЫ НЕ БУДЕМ ОДНОВРЕМЕННО ПИСАТЬ РЕЗЮМЕ И МОТИВАЦИОННОЕ ПИСЬМО. Никакой спешки. Начнём с самого простого (шаблона письма), и будем уверенно двигаться вперёд. Всё это я делаю для того, чтобы Вы не впали в состояние паники из-за масштабов "писанины", которая предстоит, да ещё и на не родном языке =) 

Итак, кратко и по порядку:

CV / Резюме.

Под "Резюме" обычно предполагают основные данные, которые Вы можете о себе дать - ФИО, возраст, страна, где учились/учитесь, где работали/работаете, краткое описание Вашего волонтёрского опыта, Ваше хобби, увлечения, навыки и проч. Подробнее - в следующем посте (с примерами).

Небольшой нюанс: некоторые организации не будут требовать от Вас CV, а попросят заполнить Application form (которая будет включать в себя пункты, содержащиеся в CV). И если CV Вы можете сделать для всех интересующих Вас проектов одинаковое, то Application form у каждой из организаций будет своя (правда, пункты и вопросы там практически одни и те же).

Motivation letter / Мотивационное письмо.

Как уже ясно из названия, текст Вашего мотивационного письма должен содержать информацию о мотивах, которые подтолкнули Вас к участию в волонтёрской программе в общем, и в этом проекте - конкретно. Грубо говоря, я бы назвала это эдаким сочинением-биографией о Вас =) 

В нём Вы должны: рассказать о себе, о своём опыте волонтёрства, почему Вы решили подать заявку в этот проект, почему выбрали эту страну, чем Вы будете полезны для этого проекта, и что этот проект даст Вам. Помните, что краткость - сестра таланта, средняя длина мотивационного письма - одна страница. Как написать Motivation letter описывается здесь.

Application form / Форма Заявки.

Если шаблоны CV и Motivation letter Вы можете найти в свободном доступе в интернете, то Application form Вам может прислать по почте принимающая организация, либо Вы можете найти её самостоятельно на сайте проекта. Иногда ссылку на Application form организация оставляет непосредственно в форме с описанием проекта (на сайте базы организаций). 

Общий совет: найдите сайт проекта, на который собираетесь подать заявку. Вы узнаете намного больше информации, чем даётся в описании, как о целях проекта, его условиях, так и о требованиях к волонтёрам.

На сайте моего проекта находились небольшие эссе-сочинения текущих EVS-волонтёров, и их впечатления и эмоции меня очень тронули и вдохновили.

Шаблон письма для принимающей организации.

Прежде чем отослать отправляющей организации свои резюме и мотивационное письмо, Вы в любом случае должны как-то представиться, не так ли? 

Шаблон письма рассмотрим подробно. 

Почему я советую составить общий шаблон? Если Вы последовали моему совету и выбрали около 50 подходящих проектов, то писать для каждого из них индивидуальное письмо, на мой взгляд, лишняя трата времени. Один из важнейших вопросов, которые Вы должны задать в Вашем письме - о сроках дедлайна и о дате начала-окончания проекта (проверьте, не указаны ли сроки в описании проекта/на сайте проекта - это сэнокомит Ваше драгоценное время!). Также стоит узнать, рассматривают ли на данном проекте кандидатов из России (официально, рассматривать должны кандидатуры из всех стран, но лично мне приходило несколько писем с отказами именно из-за Российского гражданства, организации ссылались на недостаточность финансирования и на сложность получения визы).

Свой шаблон письма я составила на примере от моей отправляющей организации (ссылка на Вконтакте) (Вы можете воспользоваться любым из них или написать свой - ещё лучше!):

Dear *** (вставляете имя Контактного Лица из описания проекта, либо просто пишите - Volunteer Co-ordinator - т.е. Координатор Волонтёров)
My name is ***, I am a strongly motivated volunteer from Russia. (Accreditation number  of my Sending organisation is *** номер Вашей отправляющей организации - если не знаете, где его найти - вернитесь к Шагу номер Два). I am full of enthusiasm and really want to do my EVS in *** (страна проекта), your project seems very interesting for me and I would like to take part in it. I have bachelor degree in social work and a lot of practice in work with kids and young people (здесь я написала немного о своей квалификации и опыте, кратко, чтобы было понятно, что сподвигло меня на участие в проекте). For me this project is the big opportunity to improve my professional skills, to get great expirience and to live in new interesting culture.
Please let me know if you have a free place, and if you are interested in having a volunteer from Russia. I would send you my CV and motivation letter.
Kind regards,
*** (Ваши ФИО). 

Перевод: Дорогой ***,
Меня зовут ***, я сильно мотивированный волонтер из России (номер моей Отправляющей организации ***). Я полна энтузиазма и действительно хотела бы участвовать в EVS в ***, Ваш проект выглядит очень интересным, и я хотела бы в нём участвовать.
У меня есть степерь бакалавра социальной работы, и большой опыт в работе с детьми и молодыми людьми. Для меня этот проект это большая возможность для улучшения моих профессиональных навыков, получения потрясающего опыта и возможность пожить в новой интересной культуре.
Пожалуйста, дайте мне знать, если у Вас есть свободная вакансия, и Вы заинтересованы в волонтерё из России. Я вышлю Вам моё резюме и мотивационное письмо.
С уважением, ***

К слову, писала я это письмо сама и сознательно не просила кого-то перепроверить - пусть принимающая организация имеет представление о моём уровне английского =D
Если Вам сложно написать письмо сразу на английском, напишите на русском, а затем переведите (хотя все педагоги советуют учиться писать сразу на английском).

ВАЖНО: сразу определитесь, будете ли Вы прикреплять свои CV & Motivation letter к шаблону письма, либо сначала дождётесь ответ. 

Лично я поступала по-разному и объясню почему.

Сначала я отсылала письма, прикрепляя сразу и Резюме, и Мотивационное письмо. Многие организации в ответ на это отвечали, что на данный момент заявки не принимают и начнут принимать, допустим, через 2 месяца с дедлайном через 3 месяца. Они настоятельно просили присылать свои CV & ML в указанные сроки и не раньше.

После этого я перестала прикреплять дополнительные документы, отсылала только шаблон письма. Чем мне не нравился этот вариант? Если в проекте вакансия была открыта на данный момент, то, логично, что среди 100 присланных им заявок, в первую очередь они рассматривали те, что уже присылали им CV и ML. С другой стороны, я могла не тратить время на переписывание Мотивационного письма под каждый проект, т.к. большинство из них не подходили мне по срокам начала (они только-только отобрали волонтёров на ближайший год), и я могла сосредоточиться на тех, что мне подходили.

Уже после того, как меня утвердили на мой проект, я прочла очень важную и интересную информацию из ЖЖ девушки, которая на данном момент была на проекте в Испании и участвовала в отборе волонтёров на следующий год. Честно говоря, я устыдилась того, что сама до этого не додумалась! =)
Представьте, что выбранный Вами проект очень популярен. Сколько времени понадобится человеку, разбирающему письма, на то, чтобы скачать и открыть каждый прикрепленный файл? Самый полезный вариант - вставлять в теле письма мотивационное письмо, а CV и Application Form Вы сможете выслать позже. Это упрощает работу для Координатора волонтёров, а соответственно, даёт Вам лишние очки привлекательности =)

Субъективное мнение: советую взять это на вооружение, только если Вы уверены в том, что данный проект сейчас открыт на заявки. В остальных случаях - сперва отправляйте письмо-шаблон. Такое письмо быстрее прочитают, и соответственно  на него скорее ответят.

Когда ждать ответ?

И какие ответы ждать?

Ответят Вам либо сразу (в этом плане "сразу" понятие относительное - от нескольких дней до недели), либо тогда, когда Вы уже забудете об этом проекте - тогда, когда они начнут разбирать заявки (если Вы вдруг написали задолго до начала их рассмотрения).

Ответы приходят разные, и если Вы почти сразу получите положительный ответ - Вам крупно повезло! В любом случае - запаситесь терпением! Пока Вы ждёте ответ на свои письма, Вы сможете написать самое информативное CV и самое душераздирающее Мотивационное письмо =)

Личный опыт. Как я уже писала раньше, на некоторые письма Вы ответ не получите совсем,  и таких может быть достаточно большое количество. Несколько писем придут с пометкой "неправильный адрес" (в таких случаях советую прошерстить сайт проекта и найти другой почтовый ящик), либо "ящик переполнен" (видимо, сказывается популярность проекта). В большинство писем, которые получала я, мне писали, что так и так, мы только что выбрали новых волонтёров, и новые сроки подачи заявок будут примерно через 9 месяцев. Такие письма и радовали, и огорчали - с одной стороны, это же ОТВЕТ, с другой стороны, поехать конкретно на этот проект мне не светит ещё год-полтора! Самые приятные письма - это те, в которых сразу оговаривают даты начала и окончания проекта и к которым приклепляют Application form со сроками дедлайна - т.е. до какого срока Application form нужно выслать обратно.

Если грубо говоря, то Application form в некоторых проектах - это уже ВТОРОЙ ЭТАП Вашей заявки! Это значит, что Ваши CV & ML уже понравились, и Вы уже близки к интервью!

ТЕПЕРЬ, когда Вы готовы разослать шаблон письма во все интересные проекты, есть время и возможность приступить к написанию Вашего Резюме, о чём я расскажу в следующий раз!